Đăng bởi Admin careerbank - 08 Tháng Hai 2021

【ビジネスマナー:面接のお礼メール】Ứng xử trong công việc: Mail cảm ơn tiếng Nhật sau phỏng vấn

“nguồn: tiengnhatkythuat.com”

 

Đối với các bạn đã hoặc đang có kế hoạch tham gia phỏng vấn xin việc tại các công ty Nhật Bản thì hẳn sẽ băn khoăn có nên viết thư hoặc mail cảm ơn công ty (お礼状 hay お礼メール) sau khi kết thúc buổi phỏng vấn hay không. Và, nếu nên viết thì sẽ viết với nội dung như thế nào.

Về chủ đề này, careerbank.vn đã tìm hiểu và thu thập các quan điểm từ nhiều nguồn khác nhau trên các trang mạng và diễn đàn tiếng Nhật. Hôm nay, xin gửi đến các bạn thông qua bài viết này.
【ビジネスマナー:面接のお礼メール】Ứng xử trong công việc: Mail cảm ơn tiếng Nhật sau phỏng vấn

Trước hết, có nên gửi thư hoặc mail cảm ơn sau khi phỏng vấn hay không

Về cơ bản, điều này là không cần thiết. Ngay cả khi thư cảm ơn hoặc mail cảm ơn không được gửi sau cuộc phỏng vấn, nó sẽ không ảnh hưởng trực tiếp đến sự chấp nhận hoặc từ chối của người phỏng vấn đối với các ứng viên. Tuy nhiên, nếu bạn đang tự hỏi và băn khoăn rằng có nên gửi nó không, thì bạn nên gửi nó.
Trên thực tế việc này đã trở nên phổ biến đối với các ứng viên từng tham gia phỏng vấn tại các công ty không chỉ là các doanh nghiệp Nhật Bản mà còn đối với các doanh nghiệp quốc tế khác.
Điều này xuất phát có một nguyên nhân rất lớn không chỉ là từ văn hóa ứng xử trong ビジネス quốc tế, mà còn xuất phát chính từ văn hóa お礼 (cảm tạ) nổi tiếng của người Nhật.
Tiếp đến là quan điểm cho rằng việc viết mail cảm ơn có thể để lại ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng.
Tuy nhiên, để viết một mail hay lá thư cảm ơn sau một cuộc phóng vấn, các bạn cần chú ý rất nhiều các nguyên tắc quan trọng để nếu được sự chân thành trong mail cảm ơn tránh gây ra những suy nghĩ tiêu cực.

Thứ 2, phương thức nào nên được sử dụng để gửi lời cảm ơn: thư, mail hay điện thoại

Trước hết, không nên truyền đạt lời cảm ơn đến công ty tuyển dụng thông qua điện thoại. Trường hợp công ty tuyển dụng liên hệ với bạn qua điện thoại, hãy hỏi người liên hệ và xin địa chỉ mail phòng ban phụ trách để gửi mail, hoặc hãy chủ động gửi thư cảm ơn.
Thứ 2, việc cảm ơn qua thư hay mail không có sự khác nhau nhiều (tức là vẫn có) về ấn tượng của nhà tuyển dụng, tuy nhiên, việc sử dụng thư hay mail còn phụ thuộc vào cách thức trước đó mà nhà tuyển dụng liên hệ với các bạn và tốc độ truyền tải tâm tư của bạn đến nhà tuyển dụng.
Nếu nhà tuyển dụng luôn liên lạc với ứng viên qua mail thì hãy gửi lời cảm ơn qua đúng địa chỉ đó sau phỏng vấn. Việc sử dụng mail điện tử sẽ có thể nhanh chóng truyền đạt suy nghĩ của bạn đến nhà tuyển dụng.
Tuy nhiên, việc cảm ơn trong trường hợp này, bạn cũng có thể gửi thư tay để tạo ấn tượng lịch sự hơn, nhưng thời gian thư đến với nhà tuyển dụng có thể đến muộn hơn cuộc phỏng vấn tiếp theo (nếu có).
Và nếu nhà tuyển dụng liên lạc qua thư, hãy cảm ơn họ qua thư và thật chú ý viết địa chỉ cho chính xác.

Thứ 3: Mục đích và suy nghĩ sẽ truyền đạt trong thư/ mail cảm ơn

Một điều cốt yếu quan trọng đầu tiên cần lưu ý trong mail cảm ơn sau phỏng vấn đó là mục đích và suy nghĩ sẽ truyền đạt.
Hãy lưu ý rằng, mail cảm ơn sau phỏng vấn chỉ nên thể hiện mục đích đơn thuần là lời cảm ơn phía công ty đã dành thời gian phóng vấn, nghe quan điểm và mong muốn của mình cũng như gửi gắm ý chí nhiệt tình, kỳ vọng và khao khát cống hiến trong tương lai. Điều duy nhất chúng ta có thể mong muốn đạt được từ nhà tuyển dụng sau khi gửi thư hoặc mail cảm ơn đó là suy nghĩ tôn trọng sự nhiệt tình của ứng viên viết thư/ mail cảm ơn. Điều đó có thể coi như điểm cộng trong những hoàn cảnh cụ thể.
Đặc biệt cần tránh kèm theo trong thư/ mail các nội dung, mục đích khác ví dụ như cố gắng giải thích lại những điều đã nói không tốt trong buổi phóng vấn do lo lắng hồi hộp; hay giới thiệu lại bản thân (自己紹介PR)…hoặc các thông tin bổ sung không liên quan đến sự cảm ơn.

Thứ 4: Số lần gửi thư hoặc mail cảm ơn

Hãy cẩn thận về nội dung thay vì số lần gửi thư hoặc mail cảm ơn.
Nếu có nhiều cuộc phỏng vấn, bạn không nên gửi sau tất cả các cuộc phỏng vấn, mà chỉ nên gửi vào lần đầu tiên và vòng phỏng vấn cuối cùng. Nếu bạn gửi thư hoặc mail liên tục với cùng nội dung cảm ơn, ngược lại nó thể có tác động tiêu cực.

Thứ 5: Địa chỉ gửi thư hoặc mail cảm ơn

Nếu cuộc phỏng vấn đơn thuần là giữa bạn cùng nhiều thành phiên trong hội đồng phỏng vấn của công ty thuộc các phòng ban khác nhau có thể từ giám đốc, đến trưởng các phòng ban, thì trường hợp này bạn nên chỉ gửi lời cảm ơn đến công ty : địa chỉ công ty (nơi bạn phỏng vấn) hoặc địa chỉ mail chung của công ty (nếu là mail điện tử) và trong mail, thư cảm ơn hãy gửi lời chào và cảm ơn đến các thành viên của hội đồng phỏng vấn (cụ thể là giám đốc và tên những người tham gia phỏng vấn nếu bạn có được danh thiếp của mọi người), đừng nên thư/ mail đến tất cả mọi người.
Nếu có cuộc phỏng vấn/ nói chuyển dài trực tiếp với một ai đó trong công ty (giám đốc, trưởng phòng…) thì trường hợp đó bạn có thể gửi mail cảm ơn đến người cụ thể thông qua địa chỉ mail trên danh thiếp mà bạn nhận được trong cuộc phỏng vấn (nếu có), nếu như không nhận được bạn lại gửi lời cảm ơn qua địa chỉ công ty hoặc người phụ trách.

Thứ 6: Những điều cần lưu ý khi viết thư hoặc mail cảm ơn

Câu văn đơn giản và sử dụng kính ngữ lịch sự.
Văn bản tốt nhất là khoảng 6 đến 7 dòng, ngoại trừ lời chào đầu tiên và dòng kết luận. Hãy đảm bảo rằng chủ đề ngắn gọn và dễ hiểu, tuân thủ các nguyên tắc quan trọng trong cách viết mail công việc tiếng Nhật. Nếu khối lượng văn bản quá lớn sẽ mất nhiều thời gian để nhà tuyển dụng đọc hết trong khi không cần thiết như vậy. Khi gửi mail, sử dụng đúng mail liên hệ của bản thân, không nên sử dụng địa chỉ mail của người khác.
 
Chủ đề liên quan: 
 
Đặc biệt, hãy kiểm tra tra văn bản thật kỹ về lỗi đánh máy hoặc cách sử dụng từ trước khi gửi.
 
Sử dụng các mẫu mail ビジネス chuẩn.
Không nên vì sự sự độc đáo trong thư hoặc mail cảm ơn mà sáng tạo thêm cả về hình thức và nội dung. Việc này sẽ gây cảm giác không tốt đối với nhà tuyển dụng.
Cho nhà tuyển dụng biết rằng không cần trả lời mail hoặc thư cảm ơn của mình. Trường hợp vẫn nhận được trả lời từ nhà tuyển dụng, bạn vẫn phải trả lời và phải thật nhanh chóng (trong vòng 1 ngày) cùng lời kết thúc câu chuyện, tránh việc nhà tuyển dụng tiếp tục gửi trả lời.
 
Mail cảm ơn sau cuộc phỏng vấn hãy gửi nó vào ngày hôm sau sau ngày phỏng vấn.
Thời điểm tốt nhất gửi mail cảm ơn là buổi sáng hôm sau ngày phỏng vấn. Trường hợp gửi thư cảm ơn thì cần tính toán thời gian để thư đến được nhà phỏng vấn sớm nhất, tốt nhất là trong ngày hôm sau.
Nếu bạn bỏ lỡ việc gửi lời cảm ơn vào buổi sáng của ngày hôm sau, tốt nhất là không nên gửi nó. Vì nếu gửi muộn, ngược lại bạn sẽ bị nhà tuyển dụng đánh giá về thái độ quan tâm đến cuộc phỏng vấn và sự tôn trọng nhà tuyển dụng.

Một số mẫu thư/ mail cảm ơn sau buổi phỏng vấn

Mẫu thư/ mail cảm ơn có nhiều, tuy nhiên về cơ bản nội dung và cách sử dụng ngôn từ là giống nhau, chủ yếu gồm 2 dạng như sau:
Mẫu số 1, gửi lời cảm ơn đến địa chỉ chung của công ty
Chủ đề mail cần cụ thể, ngắn gọn, đơn giản và rõ ràng; nên có dạng:
【〇月〇日の面接のお礼 〇〇 〇〇(苗字 名前)】
Ví dụ: 【11月4日 採用面のお礼 グエン ヴァン フン】
Phần người nhận trước hết là tên chính xác của công ty (không viết tắt), sau đó là địa chỉ cụ thể người nhận.
Trường hợp người phỏng vấn gồm những người trong phòng tuyển dụng thì nên viết dưới dạng:
株式会社ABC
人事部  採用担当者様
Trường hợp thành viên phỏng vấn đến từ nhiều phòng ban khác nhau, nên để địa chỉ như sau:
株式会社ABC
面接ご担当者様
Phần thân mail
お世話になっております。
昨日9時より面接をして頂きました、グエン ヴァン フンと申します。
昨日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。
 
お話を伺う中で、貴社のサービスの質が高い理由や社員満足度、
活躍するために取得していくべきスキルについて理解でき、
ますます貴社で仕事をしたいという気持ちが強くなりました。
前職で培ったxxx (tên kỹ năng cụ thể)のスキルスキルや経験を活かし、
貴社成長の一端を担えることができたら、幸甚でございます。
 
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら面接のお礼を申し上げますとともに、
貴社のますますのご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

Phần chữ ký mail hoặc cuối thư
Ví dụ địa chỉ bên Nhật Bản:
———————
グエン ヴァン フン (Nguyen Van Hung)
0000000
□□県□□市□□000(自宅住所)
電話:080-0000-0000 
メールアドレス:nguyenhung@×××××
———————
Ví dụ địa chỉ tại Việt Nam:
グエン ヴァン フン (Nguyen Van Hung)
Room No.607, 63 Ly Thai To Building, 
63 Ly Thai To Street, Hoan Kiem Dist., Hanoi
電話:080-0000-0000 
メールアドレス:nguyenhung@×××××
———————
 
 
Mẫu số 2, gửi lời cảm ơn đến cá nhân cụ thể
Chủ đề mail「件名」:
【〇月〇日の面接のお礼 〇〇 〇〇(苗字 名前)】
Ví dụ: 【11月4日の面接のお礼 グエン ヴァン フン】
Phần thân mail:
株式会社ABC
人事部 XYZ
 
お世話になっております。
昨日9時より面接をして頂きました、グエン ヴァン フンと申します。
昨日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。
 
XYZ様のお話を伺う中で、貴社のサービスの質が高い理由や社員満足度、
活躍するために取得していくべきスキルについて理解でき、
ますます貴社で仕事をしたいという気持ちが強くなりました。
前職で培ったxxx (tên kỹ năng cụ thể như 機械設計、機械加工、)のスキルスキルや経験を活かし、
貴社成長の一端を担えることができたら、幸甚でございます。
 
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら面接のお礼を申し上げますとともに、
貴社のますますのご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
Phần chữ kỹ cuối tư tương tự như mẫu trên tùy thuộc vào việc bạn đang ở Nhật Bản hay Việt Nam.
 
Phần dịch mail
Phần địa chỉ người nhận:
[Lời cảm ơn cuộc phỏng vấn ngày 4 tháng 11, Ứng viên Nguyễn Văn Hùng]
(1)  Kính gửi các vị phụ trách tuyển dụng, phòng Nhân sự, Công ty ABC
(2)  Kính gửi các vị phụ trách phỏng vấn, Công ty ABC
(3)  Kính gửi ngài XYZ, phòng Nhân sự, Công ty ABC

 

Phần thân:
Xin cảm ơn quý ngài (các vị) vì sự giúp đỡ đối với tôi.
Tôi tên là Nguyễn Văn Hùng, người đã được phỏng vấn vào lúc 9h sáng ngày hôm qua.
Thực sự cảm ơn ngài hôm qua đã tạo cơ hội cho tôi được tham gia phỏng vấn trong khi ngài đang rất bận rộn.
 
Khi nghe câu chuyện (của ngài XYZ), tôi đã thấu hiểu được lý do công ty có chất lượng dịch vụ cao cùng với sự hài lòng của nhân viên cũng như các kỹ năng có thể đạt được khi tham gia làm việc tại công ty.
Từ đó, tôi càng mong muốn được làm việc tại quý công ty.
Tôi rất mong muốn và rất vui nếu có được cơ hội sử dụng các kinh nghiệm cũng như kỹ năng về xxx (tên kỹ năng cụ thể như 機械設計、機械加工、…) mà tôi đã thu được từ những công việc trước đây để đóng góp vào sự phát triển của quý công ty.
 
Tôi đã mong muốn được gửi email cho ngài càng sớm càng tốt để cảm ơn ngài về cuộc phỏng vấn.
Tôi hiểu rằng quý ngài đang rất bận rộn với công việc, vì vậy ngài không cần phải gửi thư trả lời tôi.
Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn của tôi về cuộc phỏng vấn và tôi xin chúc quý công ty ngày càng phát triển và gửi lời chúc hạnh phúc lớn lao đến mọi người trong công ty.
Phần chữ kỹ cuối tư tương tự như mẫu trên tùy thuộc vào việc bạn đang ở Nhật Bản hay Việt Nam.